Premessa
L’entrata a regime del RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti) ha introdotto l’obbligo di gestire digitalmente i registri cronologici di carico e scarico e i formulari di identificazione dei rifiuti (FIR). Questo passaggio comporta il rigoroso rispetto delle procedure di conservazione a norma di legge ai sensi del CAD e delle Linee Guida AgID, essenziali per garantire nel tempo l’autenticità, l’integrità e la validità legale dei documenti.
Tabella Riepilogativa Scadenze 2025-2027
La scadenza per la prima conservazione digitale non decorre dalla data di iscrizione al portale RENTRI, bensì dalla data della prima registrazione effettiva sul registro digitale, che può essere successiva all’iscrizione. Il termine di 12 mesi va calcolato da quel momento.
| Scaglione / Evento | Inizio obbligo registro | Scadenza conservazione | Da adottare | |
|---|---|---|---|---|
| 1° Scaglione | 13 feb 2025 | 1ª registrazione + 12 mesi già decorsa |
già decorsa | |
| 2° Scaglione | 14 ago 2025 | 1ª registrazione + 12 mesi es. 1ª reg. 13/02/2025 -> scad. 12/02/2026 |
13 ago 2026 | |
| 3° Scaglione | Dal 13 feb 2026 | 1ª registrazione + 12 mesi es. 1ª reg. 13/02/2026 -> scad. 12/02/2027 |
31 gen 2027 | |
| FIR Digitale (xFIR) | 13 feb 2026 | Obbligo uso esclusivo formulario elettronico per tutti gli operatori iscritti. Proroga del termine in base alla legge 27/02/2026 n. 26 al 15 settembre 2026 con sospensione delle sanzioni. | Iscritti con più di 10 addetti.Iscritti con meno di 10 addetti produttori di rifiuti pericolosi | |
Regole e Tempistiche della Conservazione a Norma
Le imprese devono prestare attenzione a tre parametri fondamentali.
Cadenza annuale
Il processo di conservazione deve essere completato almeno una volta all’anno. Il termine di 12 mesi decorre dalla data della prima registrazione effettiva sul registro digitale RENTRI, non dalla data di iscrizione al portale. Ogni operatore ha quindi una scadenza personalizzata, da confrontare comunque con la scadenza fiscale alternativa, adottando sempre quella più restrittiva.
Durata della conservazione
3 anni dall’ultima registrazione: obbligo minimo ai sensi dell’art. 190, comma 1, D.Lgs. 152/2006, per registri di carico/scarico e FIR cartacei o previgenti.
Requisiti tecnici
I file devono garantire immodificabilità e integrità nel tempo. La conservazione deve essere affidata a un conservatore accreditato AgID oppure effettuata tramite le piattaforme e i servizi ufficiali RENTRI, con l’ausilio di firma elettronica qualificata, SPID, CIE o CNS.
Riferimenti Normativi Principali
- D.Lgs. 152/2006 – Art. 190, comma 1: obbligo di conservazione triennale di registri di carico/scarico e FIR, norma base derogata in senso più restrittivo dal D.M. 59/2023 per i documenti digitali
- D.Lgs. 82/2005 – Art. 44 + Linee Guida AgID: requisiti per la validità legale dei documenti informatici e per i processi di conservazione a norma